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中銀解讀 | 用人單位如何制定、修改規(guī)章制度才有效？
時間：2023.03.09 作者：北京中銀（深圳）律師事務(wù)所 貢小娟、蔡宜霖
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第一部分 引言
《勞動合同法》明確規(guī)定用人單位在制定、修改直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。但在實(shí)踐中，不少用人單位在制定、修改規(guī)章制度時，忽略民主程序，自行制定公示，有些甚至未向勞動者公示，當(dāng)產(chǎn)生勞動爭議糾紛時，往往無還手之力、照賠不誤。本文以案說法，提示用人單位如何制定、修改規(guī)章制度才合法有效，供用人單位參考。
第二部分 真實(shí)敗訴案例
案例來源：深圳市龍崗區(qū)人民法院（2021）粵0307民初16124號民事判決書
案情簡介：被告習(xí)某于2008年9月入職原告精某公司處，與原告建立勞動關(guān)系，2019年3月雙方簽訂了一份自該日起的無固定期限勞動合同。2018年12月前習(xí)某任金庫助理，2019年1月開始任倉儲物流部主管助理。2020年4月，原告以被告消極怠工，拒不服從工作安排，屢次違反公司規(guī)章制度，在公司多次督促其端正工作態(tài)度后，仍不改正，繼續(xù)嚴(yán)重違反《員工守則》《獎懲制度》《考勤管理制度》為由，根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》《勞動合同》及公司管理制度等規(guī)定，向被告出具《關(guān)于開除習(xí)某的通告》，解除雙方勞動合同。被告對原告主張的違紀(jì)事實(shí)不予認(rèn)可，并對原告提交的被告參加培訓(xùn)照片、員工獎懲制度、員工守則、考勤與休假制度等證據(jù)亦不認(rèn)可。
法院觀點(diǎn)：1.根據(jù)法律規(guī)定，用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報(bào)酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)及勞動紀(jì)律等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知勞動者。
2.原告未提交證據(jù)證明其提交的規(guī)章制度經(jīng)過職工大會或者全體職工討論，或與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。雖然有提交3張拍攝日期為2019年9月19日的培訓(xùn)照片用以證明被告參加了培訓(xùn)，知曉所有規(guī)章制度，但培訓(xùn)照片中人員較多，無法辨別參加人員身份；照片中培訓(xùn)課件標(biāo)題模糊，未顯示培訓(xùn)具體內(nèi)容；未提供培訓(xùn)簽到表佐證培訓(xùn)事件的真實(shí)存在；證人證言也不足以證實(shí)被告參加了培訓(xùn)。原告提交的證據(jù)不足以證明被告參與了制度的制定或知曉其規(guī)章制度，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)舉證不能的法律后果。
3.原告用以證明被告違紀(jì)的證據(jù)均是原告單方制作的材料，沒有被告的簽名確認(rèn)，且原告提交的證據(jù)也不足以證明被告存在原告主張的違紀(jì)事實(shí)。原告亦無證據(jù)證明在與被告解除勞動關(guān)系前，已經(jīng)事先將理由通知工會。
裁判結(jié)果：原告辭退被告的行為違法，應(yīng)向被告支付違法解除勞動關(guān)系賠償金101408.88元（4225.37元×12年×2倍）。
第三部分 律師評析
上述案例并非個案，不少用人單位面臨類似風(fēng)險(xiǎn)，需引以為鑒。《勞動合同法》實(shí)施后，用人單位制定、修改直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時，未經(jīng)過《勞動合同法》第四條第二款規(guī)定的民主程序的，原則上不能作為用人單位用工管理的依據(jù)。但規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)的內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，不存在明顯不合理的情形，并已向勞動者公示或告知，勞動者沒有異議的，可以作為勞動仲裁和人民法院裁判的依據(jù)。因此，用人單位制定、修改規(guī)章制度需滿足以下條件才合法有效：
1.內(nèi)容合法合理
用人單位在制定、修改規(guī)章制度時，既應(yīng)確保內(nèi)容合法，未違反《勞動法》《勞動合同法》等法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，不違背公序良俗，還應(yīng)確保內(nèi)容合理，規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)符合普通人的認(rèn)知準(zhǔn)則和社會公眾公認(rèn)的原則，不應(yīng)過于苛刻或嚴(yán)厲，不應(yīng)超出勞動管理需要。
2.需經(jīng)民主程序
用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報(bào)酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表進(jìn)行充分的、平等的協(xié)商。用人單位應(yīng)結(jié)合工會或與會職工意見，通過協(xié)商最終確定規(guī)章制度內(nèi)容。在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過程中，工會或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)模袡?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。
3.向勞動者公示
用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知勞動者。未向勞動者公示的規(guī)章制度對該勞動者無效。實(shí)務(wù)中，可采用規(guī)章制度發(fā)放或培訓(xùn)方式進(jìn)行公示。采用發(fā)放方式的，需每位勞動者簽領(lǐng)確認(rèn)簽領(lǐng)的規(guī)章制度名稱、版本及簽領(lǐng)日期。采用培訓(xùn)方式的，應(yīng)有相關(guān)培訓(xùn)會議記錄及簽到表，應(yīng)注明培訓(xùn)的規(guī)章制度名稱、版本、培訓(xùn)時間、地點(diǎn)及參會人員等。
第四部分 律師建議
一、制定、修改規(guī)章制度同勞動者平等充分協(xié)商
用人單位規(guī)章制度缺失民主協(xié)商程序，并不必然導(dǎo)致規(guī)章制度不具有法律效力，實(shí)務(wù)中，為避免不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)，建議用人單位嚴(yán)格按照《勞動合同法》第四條第二款規(guī)定，履行民主協(xié)商程序，確保規(guī)章制度具有法律效力。實(shí)務(wù)中，用人單位履行民主協(xié)商程序，可采用以下幾種方式：
1.通過召開會議的形式向勞動者征求意見。
2.分別、單獨(dú)書面向全體勞動者征求意見。
3.通過電子郵件的方式向勞動者征求意見（應(yīng)事先要求勞動者確認(rèn)其聯(lián)系郵箱，并妥善保存電子郵件的記錄）。
無論采用哪種方式，用人單位均應(yīng)妥善保管相關(guān)材料，避免在發(fā)生爭議時空口無憑。
二、修改規(guī)章制度需同時審查勞動合同
規(guī)章制度和勞動合同，均是約定用人單位與勞動者權(quán)利義務(wù)的重要形式，規(guī)章制度適用于多數(shù)員工，是用人單位規(guī)范勞動權(quán)利義務(wù)的一般標(biāo)準(zhǔn)，而勞動合同是用人單位與某一員工協(xié)商一致的結(jié)果，是規(guī)范雙方權(quán)利義務(wù)的特殊規(guī)定。因此，用人單位與勞動者在勞動合同中特殊約定的法律效力高于用人單位規(guī)章制度中一般規(guī)定的法律效力，勞動者有權(quán)優(yōu)先選擇適用勞動合同。這就要求用人單位在制定或修改規(guī)章制度時，應(yīng)對勞動合同進(jìn)行審查，避免出現(xiàn)規(guī)章制度和勞動合同內(nèi)容沖突或不一致情況。
三、簽訂勞動合同勿約定規(guī)章制度作為附件
規(guī)章制度的制定與修改，依法經(jīng)過民主程序即可生效，但勞動合同的修改，卻必須與勞動者協(xié)商一致，如果將規(guī)章制度約定為勞動合同的附件，那么規(guī)章制度的修改就必須同每一位勞動者協(xié)商，會增加規(guī)章制度修改難度及成本。
第五部分 法條鏈接
1.《勞動合同法》
第四條 用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)。
用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報(bào)酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。
在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過程中，工會或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)模袡?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。
用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知勞動者。
2.《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋(一)》 第五十條 用人單位根據(jù)勞動合同法第四條規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為確定雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)。
用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度與集體合同或者勞動合同約定的內(nèi)容不一致，勞動者請求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應(yīng)予支持。
3.《深圳市中級人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件的裁判指引》
第七十二條 用人單位在《勞動合同法》實(shí)施前制定的規(guī)章制度，雖未經(jīng)過《勞動合同法》第四條第二款規(guī)定的民主程序，但內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示或告知的，可以作為用人單位用工管理的依據(jù)。
《勞動合同法》實(shí)施后，用人單位制定、修改直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或重大事項(xiàng)時，未經(jīng)過《勞動合同法》第四條第二款規(guī)定的民主程序的，原則上不能作為用人單位用工管理的依據(jù)。但規(guī)章制度或重大事項(xiàng)的內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，不存在明顯不合理的情形，并已向勞動者公示或告知的，勞動者沒有異議的，可以作為用人單位用工管理的依據(jù)。
